Regulamin wystawiania, przesyłania faktur drogą elektroniczną, innej korespondencji oraz otrzymywania krótkich wiadomości SMS przez Zakład Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o .o. w Andrychowie

1. Podstawą prawną wystawiania i przesyłania faktur, korekt faktur oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej jest Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 roku (tekst jednolity Dz. U. z 2017r. poz.1221
z późn. zm.) zwana dalej Ustawą.

2. ZWiK Sp. z o.o. w Andrychowie wystawia i przesyła faktury, korekty faktur oraz duplikaty faktur w formie elektronicznej gwarantując autentyczność ich pochodzenia oraz integralność bez konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego zgodnie z w/w Ustawą.

3. Formatem faktury oraz innej korespondencji w formie elektronicznej jest PDF (Portable Document Format), do podglądu którego służy bezpłatne oprogramowanie „Adobe Acrobat Reader”, które Klient pobiera i instaluje we własnym zakresie.

4. E-faktury wysyłane są przez ZWiK Sp. z o.o. w Andrychowie z adresu: faktura@zwikandrychow.pl.

5. ZWiK Spółka z o.o. w Andrychowie przesyła krótkie wiadomości SMS zawierające informacje związane z wystawioną elektronicznie fakturą.

6. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy  przez odbiorcę faktury, poprzez złożenie oświadczenia w formie papierowej. (Załącznik nr 1 do Regulaminu – druk aktywny, druk nieaktywny).

7.Krótkie wiadomości SMS mogą być wysyłane pod warunkiem uprzedniej akceptacji przez Odbiorcę tej formy komunikacji poprzez złożenie oświadczenia w formie papierowej. (Załącznik nr 1 do Regulaminu – druk aktywny, druk nieaktywny).

8. Po złożeniu prawidłowo wypełnionego załącznika nr 1 następna faktura przesyłana będzie w formie elektronicznej.

9.Druki oświadczeń dostępne są w Dziale Zbytu (Biuro Obsługi Klienta) oraz na stronie internetowej Spółki: www.zwikandrychow.pl

10.Odbiorca usług może przekazać prawidłowo wypełniony formularz oświadczenia za pomocą następujących kanałów komunikacji:

– osobiście w Dziale Zbytu (Biuro Obsługi Klienta) ZWiK Sp. z o.o. ul. St. Batorego 68, 34-120 Andrychów,

– korespondencyjnie na adres Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o., ul. St. Batorego 68, 34-120 Andrychów,

– na adres e-mail bok@zwikandrychow.pl

11.Spółka nie odpowiada za nieprawidłowo podany przez odbiorcę adres poczty e- mail i numer telefonu.

12.W przypadku braku powiadomienia Spółki o zmianie adresu e-mail lub numeru telefonu Odbiorcy, wszelka korespondencja kierowana na dotychczasowy adres e- mail/numer telefonu jest uważana za prawidłowo doręczoną i wywołuje wszelkie skutki prawne.

13.Zmiana adresu e–mail lub numeru telefonu, na który przesyłane będą faktury i inna korespondencja powinna być dokonywana przez Odbiorcę przy zastosowaniu formularza zmiany danych udostępnionego w Dziale Zbytu (Biuro Obsługi Klienta) oraz na stronie internetowej Spółki www.zwikandrychow.pl za pomocą kanałów komunikacji określonych w pkt.11 (Załącznik nr 3  do Regulaminu – druk aktywny, druk nieaktywny).

14.Informujemy, że administratorem podanych przez Panią/Pana danych osobowych jest ZAKŁAD WODOCIĄGÓW I KANALIZACJI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, z siedzibą w Andrychowie, przy ul. Batorego 68 (dalej ZWiK Sp. z o.o.). Ponadto, informujemy że:

a) Przekazywane dane osobowe będą przetwarzane w celu przesyłania drogą elektroniczną komunikatów oraz rachunków za świadczone usługi [na podstawie dobrowolnej zgody osoby, której dane dotyczą].

b) Każdemu odbiorcy przysługuje prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w celu przesyłania faktur drogą elektroniczną, innej korespondencji oraz otrzymywania krótkich wiadomości SMS. Wycofanie zgody nie będzie wpływać na realizację usług zaopatrzenia w wodę i odbiór ścieków. Wycofanie zgody odbywa się poprzez złożenie oświadczenia (Załącznik nr 2 do Regulaminu – druk aktywny, druk nieaktywny). Po cofnięciu akceptacji następna faktura zostanie sporządzona i dostarczona w formie papierowej.

c)  Dane osobowe odbiorców usług nie będą udostępniane innym podmiotom, za wyjątkiem organów administracji upoważnionych na podstawie przepisów prawa.

d) Dane będą przetwarzane przez czas trwania umowy na świadczone usługi oraz okres wynikający z obowiązków ciążących na Administratorze na podstawie przepisów prawa.

e) Osoba składająca wniosek ma prawo dostępu do swoich danych, ma prawo do sprostowania, ograniczenia przetwarzania, posiada prawo do otrzymania kopii swoich danych osobowych.

f) Osoba składająca wniosek ma prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego – Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

g) Podanie przez Panią/Pana danych osobowych nie jest obowiązkowe. Niepodanie danych osobowych uniemożliwia jednak zawarcie umowy o zaopatrzenie w wodę i odprowadzanie ścieków.

h) W celu zasięgnięcia informacji o przetwarzaniu danych mogą się Państwo kontaktować z  Inspektorem Ochrony Danych pod adresem iod@zwikandrychow.pl

i) Dane zbierane od Państwa mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w celu wystawienia rachunku). W związku z tym przysługuje Państwo prawo do wniesienia reklamacji i weryfikacji rachunku przez pracownika ZWiK.

15. Zakład Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne bądź ograniczenia techniczne oprogramowania lub sprzętu komputerowego, z którego korzysta użytkownik, a które uniemożliwiają odbiorcy korzystanie z usługi, a także z przyczyn spowodowanych okolicznościami, na które ZWiK Sp. z o.o. nie ma wpływu mimo zachowania należytej staranności.

16. W przypadku zmiany przepisów prawa regulujących zasady wystawiania i przesyłania faktur, korekt faktur oraz duplikatów faktur w formie elektronicznej ZWiK Sp. z o.o. odpowiednio dostosuje swoje procedury. Powyższa zmiana nie będzie wymagała ponownej akceptacji Odbiorcy usług o ile przepisy nie będą stanowić inaczej.

17. Regulamin obowiązuje od dnia 25.06.2018r.